ıV-KALİTE KONTROL SİSTEMİNİN UNSURLARI

Şirketimiz, aşağıdaki unsurların her birini ele alan politika ve prosedürler içeren bir kalite kontrol sistemi kurmuştur ve bu sistemin devamlılığını sağlamaktadır:

1- Denetim şirketi bünyesinde kaliteye ilişkin liderlik sorumlulukları.

2- İlgili etik hükümler.

3-Müşteri ilişkisinin ve denetim sözleşmesinin kabulü ve devam ettirilmesi.

4- İnsan kaynakları.

5- Denetimin yürütülmesi.

6 İzleme.

A-ŞİRKETİMİZİN BÜNYESİNDE KALİTEYE  İLİŞKİN LİDERLİK SORUMLUKLARI

Kurum İçi Kalite Kültürünün Geliştirilmesi

Şirketimizin liderlik yapısı ve bu liderliğin sergilediği örnek tutum ve davranışlar, kurum içi kültürü önemli ölçüde etkiler. Liderlik anlamında sorumlu denetçilerimiz her denetimden önce bilgi alışverişi yapıp, düzenlenecek denetim hakkında görüşmeler oluşturur. Kurum içinde kalite kültürünün geliştirilmesi, şirket yönetiminin tüm kademelerinin, kalite kontrol politika ve prosedürleri ile aşağıdaki durumların gerekliliğine vurgu yapan açık, tutarlı, süreklilik gösteren eylem ve mesajlarına bağlıdır:

(a) Çalışmaların mesleki standartlara ve yürürlükteki yasal ve diğer düzenleyici hükümlere uygun olarak yapılması ve

(b)  Koşullara uygun raporların düzenlenmesi.

Bu tür eylem ve mesajlar yüksek kaliteli çalışmaları esas alan ve ödüllendiren bir kültürü teşvik eder. Bu eylem ve mesajlar, sadece bunlarla sınırlı olmamak üzere, eğitim seminerleri, toplantılar, resmi ve gayri resmi görüşmeler, strateji belgeleri, bültenler ve bilgilendirme notlarıyla personele duyurulmaktadır. Aynı zamanda bunlara, şirketimizin iç yazışmalarında ve eğitim materyallerinde ya da personel değerlendirme prosedürlerinde de yer verilmektedir. Bunların yapılması, kalitenin önemine ve kalitenin uygulamada nasıl başarılabileceğine ilişkin şirketimizin duruşunu destekleyip ve güçlendirmektedir.

Şirketimiz yönetimi tarafından belirlenen iş stratejisinin,  yürütülen tüm denetimlerde kaliteyi esas alması, kaliteye dayalı bir kurum içi kültürün geliştirilmesinde özellikle önemlidir. Böyle bir kurum içi kültürün geliştirilmesi aşağıdaki hususları içerir:

(a)   Personele ilişkin performans değerlendirme, ücret ve sair haklar ve terfi (teşvik sistemleri dahil) konularını ele alan politika ve prosedürlerin,  şirketimizn kalite taahhüdünü her şeyden üstün tuttuğunu gösterecek şekilde oluşturulması,

(b)  Ticari    kaygıların     yapılan    çalışmaların     kalitesinin    önüne geçmemesini sağlayacak şekilde yönetim sorumluluklarının belirlenmesi ve

(c)   Kalite kontrol politika ve prosedürlerinin geliştirilmesi, belgelendirilmesi ve desteklenmesi için yeterli kaynağın sağlanması.

(d)   Her ay düzenli olarak toplantı düzenlenmesi ve bu toplantılarda  yapılacak veya yapılmakta olan denetimlerle ilgili görüşmeler yapıllarak bilgi alışverişinde bulunulur. Ayrıca bu toplantılarda mevzuata ilişkin eğitim amaçlı değerlendirmelerde bulunulması.

(e)  Periyotik olarak aylık bültenler hazırlanır bu bültenlerde Bağımsız denetim mevzuatındaki gelişmeler takip edilerek denetçilerin ve denetçi yardımcılarının istifadesine sunulur.

Şirketimiz  Kalite  Kontrol  Sistemi  Uygulama  Sorumluluğuna  ilişkin   Görevlendirme

Kalite kontrol sisteminden sorumlu kişi veya kişilerin yeterli ve uygun deneyim ve beceriye sahip olmaları; kalite kontrol sorunlarını belirleyebilmelerini, anlayabilmelerini ve uygun politika ve prosedürler geliştirebilmelerini sağlamaktadır. Bu kişi veya kişilerin gerekli yetkiye sahip olması, bunların söz konusu politika ve prosedürleri uygulayabilmelerini sağlamaktadır. Şirketimizin Kalite Kontrol Sistemini Uygulamada Yönetim Kurulu Başkan ve Yardımcıları sorumludur.

B-İLGİLİ ETİK HÜKÜMLER

Şirketimiz; kendisinin ve personelinin ilgili etik hükümlere uyumu hususunda makul güvence sağlayan politika ve prosedürler oluşturur.

Etik Kurallar mesleki etiğin temel ilkelerini belirler. Bu ilkeler ise aşağıda yer alan hususları içerir:

a) Dürüstlük:

Denetçilerimiz bütün mesleki ilişkilerde ve iş ilişkilerinde açık sözlü ve dürüst olmak zorundadır.

b) Tarafsızlık:

Şirketimizde denetçiler önyargıların, çıkar çatışmalarının veya başkalarının nüfuzlarının kötüye kullanılmasının, mesleki veya işle ilgili muhakeme ve kararları etkilemesine izin verilmemesi sağlanmaktadır.

c)  Mesleki yeterlik ve özen:

Bağımsız denetim şirketimizde, bir müşterinin veya işverenin, teknik, yasal ve uygulama alanlarındaki güncel gelişmelere dayalı yeterli mesleki hizmetleri alabilmesini sağlamak için mesleki bilgi ve beceriyi gereken seviyede tutmak ve uygulamadaki teknik ve mesleki standartlara uygun bir şekilde özenle hareket etmesini sağlamak.

d)  Sır saklama:

Bağımsız denetim şirketimizde mesleki ilişkiler ve iş ilişkileri sonucunda elde edilen bilgilerin gizliliğine riayet etmek; söz konusu bilgilerin açıklanmasına ilişkin yasal veya mesleki bir hak veya görevin bulunması durumu saklı kalmak kaydıyla, uygun ve belirli bir yetki olmaksızın bu tür bilgileri üçüncü taraflara açıklamamak ve kendisinin veya üçüncü tarafların çıkarları doğrultusunda kullanmamak.

e)  Mesleğe uygun davranış:

Bağımsız denetim şirketimizde ilgili mevzuata uymak ve denetim mesleğinin itibarını zedeleyici fiil ve davranışlardan kaçınmak.

Bağımsızlık

Şirketimiz, ilgili etik hükümleri uyarınca kendisinin, personelinin ve gereken durumlarda bağımsızlık hükümlerine tabi diğer kişilerin (denetim ağına dahil diğer şirket personeli dahil) bağımsızlığının sağlanması hususunda makul güvence sağlayan politika ve prosedürleri oluşturmaktadır. Söz konusu politika ve prosedürler şöyledir;

1-  Denetçiler, çalışmaları sırasında ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarından uzak kalmak,

2-  Dürüstlük ve tarafsızlıklarını etkileyebilecek hiçbir müdahaleye imkan vermemek,

3- Bağımsız denetim sonucunda ulaştıkları görüşlerini, başkalarının doğrudan veya dolaylı çıkarlarını düşünmeksizin raporlarında açıklamak zorundadır.

Bu politika ve prosedürler, şirketimizin aşağıdaki hususları yerine getirmesini sağlamaktadır.

(a)  Bağımsızlık hükümlerinin personellere ve gereken yerlerde bu hükümlere tabi olan diğer kişilere bildirilmesi ve

(b)   Bağımsızlığa yönelik tehdit oluşturan durumların ve ilişkilerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi, bu tehditleri ortadan kaldırmak veya kabul edilebilir bir düzeye indirmek için gerekli önlemlerin alınması veya gerekli hallerde ve yürürlükteki kanun veya diğer düzenlemelerin izin vermesi durumunda denetimden çekilmesi.

(c)  Hizmetlerin kapsamı dahil olmak üzere müşterilere sunulan denetimlere ilişkin bilgiler, tabi olunan bağımsızlık hükümlerine varsa genel etkilerini değerlendirmesine imkân sağlamak üzere sorumlu denetçiler tarafından şirketimize sunulmaktadır,

(d)   Personel, bağımsızlığa yönelik tehdit oluşturan durumları ve ilişkileri uygun önlemin alınması için şirketimize derhal bildirmekle yükümlüdür,

(e)   İlgili bilgiler toplanır ve uygun personele iletilir. Böylece:

(i)   Şirketimiz ve personeli, bağımsızlık hükümlerini yerine getirip getirmediklerini hızlıca belirler,

(ii)    Şirketimiz, bağımsızlıkla ilgili kayıtlarını muhafaza eder ve günceller

(iii)   Şirketimiz, bağımsızlığa yönelik kabul edilebilir düzeyde olmadığı tespit edilen tehditlere karşı uygun önlem alır.

Şirketimiz, bağımsızlık hükümlerinin ihlal edilmesinden haberdar edildiği hususunda makul güvence sağlayacak ve bu tür durumları çözmek için uygun adımlar atmasına imkân verecek politika ve prosedürler oluşturmaktadır. Söz konusu politika ve prosedürler;

(a)  Personelin, farkına vardığı bağımsızlık ihlallerini derhal bildirmelidir,

(b)   Denetim şirketinin ilgili politika ve prosedürlerde tespit ettiği ihlalleri,

(i)   Şirket ile birlikte söz konusu ihlali değerlendirecek olan sorumlu denetçiye ve

(ii)   Şirketteki diğer ilgili personele; gereken hallerde, denetim ağına ve uygun önlemi alması gereken ilgili bağımsızlık hükümlerine tabi olan diğer kişilere

derhal bildirmelidir,

(c)   Daha fazla önlem almasının gerekip gerekmediğine karar verilebilmesi için sorumlu denetçi ve 23(b)(ii) alt Paragrafında belirtilen diğer kişilerin sorunun çözümü için atılan adımlardan şirketi derhal haberdar etmelidir.

Şirketimiz, etik hükümler uyarınca bağımsız olması gereken tüm personelinden her bir denetimden önce ve her halükarda yılda en az bir kez, bağımsızlık politikaları ve prosedürlerine uyduklarını ve uyacaklarını bildiren yazılı bir taahhüt almaktadır. Örnek Taahhütname aşağıdaki gibidir.

Şirketimizde;

(a)  Aynı kıdemli personelin bir güvence denetiminde uzun süre görev aldığı durumlarda yakınlık tehdidini kabul edilebilir bir düzeye indirecek önlemleri belirlemek için kriterler içeren ve

(b)  Kurum tarafından belirlenen işletmeler ile borsada işlem gören işletmelerin finansal tablolarının bağımsız denetimlerinde, belirlenmiş bir süre sonunda sorumlu denetçinin, denetimin kalite kontrolünü gözden geçiren kişilerin ve geçerli olduğu durumlarda rotasyon hükümlerine tabi diğer kişilerin etik hükümlere uygun olarak rotasyonunu gerektiren politika ve prosedürler bulunmaktadır.

(c)   Rotasyon politika ve prosedürler

- KALİTE KONTROL SİSTEMİNİN BELGELENDİRİLMESİ

Denetim şirketimiz, kalite kontrol sisteminin her bir unsurunun işleyişine dair kanıt sağlamak için uygun belgelendirme yapılmasını zorunlu kılan politika ve prosedürler oluşturur. 

Denetim şirketimiz, belgelerin saklanmasına yönelik politika ve prosedürler oluşturur. Bu politika ve prosedürler, denetim şirketinin kalite kontrol sistemine uyumunu değerlendirmek için izleme sürecini uygulayan kişilere yeterli zamanı sağlayacak bir süre veya mevzuat gerektiriyorsa daha uzun bir süre belgelerin saklanmasını gerektirir.

Denetim şirketimiz, şikâyet ve iddialar ile bunlara verilen cevapların belgelendirilmesini sağlayan politika ve prosedürler hazırlar.

  Kalite kontrol sisteminin her unsurunun işlediğini kanıtlayan belgelerin biçim ve içeriği, muhakeme yapılmasını gerektirir ve aşağıdakiler dâhil çok sayıda faktöre bağlıdır:

•   Denetim şirketinin büyüklüğü ve ofis sayısı.

•    Denetim şirketinin faaliyetleri ile kurumsal yapısının niteliği ve karmaşıklığı.

Örneğin büyük şirketler, bağımsızlık taahhütleri, performans değerlendirmeleri ve izleme süreci kapsamında yapılan teftişlerin sonuçları gibi hususların belgelendirilmesinde elektronik veri tabanlarını kullanabilir.

  İzlemeye ilişkin uygun belgelendirme aşağıdaki hususları içerir:

•   Tamamlanmış denetimlerin teftiş edilmek üzere seçilmesi prosedürü dâhil izleme prosedürleri.

•     Aşağıdaki hususların değerlendirilmesine ilişkin kayıtlar:

○ Mesleki standartlara ve yürürlükteki mevzuat hükümlerine bağlılık.

○  Kalite kontrol sisteminin uygun şekilde tasarlanıp tasarlanmadığı ve sistemin etkin şekilde uygulanıp uygulanmadığı,

○   Denetim şirketinin kalite kontrol politika ve prosedürlerinin, şirket veya ilgili sorumlu denetçi tarafından düzenlenen raporların içinde bulunulan şartlara uygun olmalarını sağlayacak şekilde uygulanıp uygulanmadığı.

•  Tespit edilen eksikliklerin tanımlanması, etkilerinin değerlendirilmesi ve bu eksikliklere ilişkin olarak herhangi bir adımın atılıp atılmayacağına karar verilmesine ve gerektiğinde hangi ilave adımların atılacağının belirlenmesine ilişkin esaslar.